西安市环境保护局干部档案管理工作制度

为加强干部档案管理工作，提高科学管理水平，有效地保管和利用干部档案，更好地为干部管理工作服务，根据《干部档案工作条例》及干部人事有关规定，档案结合市环保系统干部工作实际，特制定西安市环境保护局干部档案管理工作制度。

一、干部档案是组织人事等有关部门按照党的干部政策，在培养选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、廉洁自律等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

二、干部档案管理工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分，其目的就是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，为全面地考察了解和正确选拔使用干部提供重要的科学依据。

三、干部档案实行集中统一和分级负责的管理体制。

根据市环保系统的实际，局系统副科级（实职）以上干部档案正本和四区两基地分局领导干部档案副本统一由市局组织人事处负责管理；副科级以下干部职工档案正本及副科级以上干部档案副本由各单位办公室（人事）负责管理。

市局组织人事部门配备一名干部专门负责此项工作，同时负责对本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。各单位也应配备专门人员负责干部档案管理工作，并向市局组织人事处备案。

四、干部档案管理必须贯彻执行党和国家有关档案管理、保密的法规制度，严密规范管理，确保干部档案的完善与安全。

五、干部档案内容的分类。

（一）干部档案正本历史地、全面地反映干部情况的材料构成。内容及其分类：

第一类 履历材料

第二类 自传材料

第三类 鉴定、考核、考察材料；

第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；

第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；

第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；

第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免予处分的处理意见）；

第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记等材料；

第十类 其他可供组织上参考的材料。

（二）干部档案副本是干部档案正本材料的复制件。干部档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件（或重复件）构成：

第一类近期的履历材料；

第三类的主要鉴定、干部考核材料；

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；

第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；

第七类的奖励材料；

第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料；

第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。

其他类别如有重复的材料，也可归入副本。

六、干部档案管理部门（人员）职责

严格履行《干部档案工作条例》有关规定，认真做好干部档案的安全、保密、保护管理工作，负责收集、鉴别整理和移交干部档案材料；办理干部档案的查阅、借阅和传递；负责干部在职务任免、工资晋升、奖惩等材料的归档等。

七、干部档案的收集、鉴别与归档

（一）收集的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。

（二）干部出生日期按中组通字〔2006〕41号文件规定，干部出生日期，档案记载与户籍不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。今后不再办理干部本人要求确定或更改出生日期的事项。

（三）干部学历的更改，干部个人在通过在职学习取得新的学历、学位后，应按照干部管理权限，先提出学历、学位更改申请，经本单位组织人事部门、上级主管组织审核后，连同学籍档案等相关材料一并报送相应的干部管理部门进行审核，待批准后，才能正式按新的学历填报。

（四）不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡须销毁的材料，必须详细登记，并报干部档案主管负责人审查批准。

八、干部档案的提供利用

因工作需要查阅和借用干部档案，应遵守下列规定：

（一）查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续。

（二）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

（三）凡查阅干部档案的单位，应派中共党员干部到保管档案单位查阅；

（四）干部档案一般不得外借。特殊情况，须经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，方可借出。

（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；

（六）借用、查阅档案的单位，不得擅自复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经档案主管部门批准后方可复制。

九、干部档案的转递

干部因工作调动或职务晋升后应及时办理干部档案的转递。并按以下规定办理：

（一）干部档案应由专人转递，不得交干部本人自带；

（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过整理装订，不得扣留档案材料或分批转出；

（三）转递档案必须按统一的“干部档案转递通知单”（见附件）的项目详细登记，严密包封；

（四）收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签字盖章立即退回回执。逾期一个月未退还回执，转出单位应立即催问对方，以防止档案丢失。

十、加强干部档案管理的监督检查

（一）为加强局系统干部档案工作的管理，各单位要按照《干部档案管理条例》制定本部门干部档案管理相关规定，配备有一名中共党员（专职或兼职）负责管理；

（二）查（借）阅干部档案制度有审查、登记；收集、鉴别归档制度及时、准确；

（三）干部档案转递要有登记回执，并定期检查核对有记录；

（四）保管保密制度、管理人员职责和送交档案材料归档工作制度上墙张贴；

（五）干部档案要有单独的保管柜（铁质档案柜），档案不得与其他文件混放，档案材料排列有序，层次、数量清楚；档案目录清楚，字迹工整，无粘贴涂改，材料与目录相符，材料形成时间填写无误，材料分数和页码计算准确；

（六）档案整理装订规范，表面平整、无脱页漏装、无损害文字的材料，无丢失现象。

（七）市局组织人事部门每年将会同局办公室、纪检监察部门对各单位的干部档案检查一次，对单位干部档案管理规范的给予表扬，对干部档案未按管理规定执行的要求限期套改，情节严重的通报批评。

二〇〇八年五月三十日

干部档案管理人员职责

一、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，不断提高业务水平和工作能力，积极为干部工作服务。

二、保管好干部档案，坚持每半年将实物档案与干部档案名册核对一次，防止出现差错。

三、及时收集、鉴别、整理干部档案材料，装订和转递干部档案。

四、定期检查档案室“六防”措施是否到位，防止出现意外事故。

五、热情接待查档、借档人员，按规定为有关单位提供干部情况。

六、调查研究干部档案工作中出现的新情况、新问题，努力开创干部档案工作新局面。

七、搞好干部档案的业务建设和指导，不断提高干部档案管理人员的政治素质和业务水平。

八、推广、运用干部档案现代化管理技术，积极探索干部档案管理的科学化、现代化。

干部档案保管保密制度

干部档案的安全保密，做到“三专”、“六防”、“十不准”。

三专：即专人、专柜和专室。专人，指要有专人负责干部档案管理工作；专柜，指要有专门的铁质档案柜存放干部档案；专室，指要有档案库房、查阅室和档案工作人员办公室。

六防：即档案室内应配置防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施和安全措施。严禁在库房内吸烟、堆放杂物，保持库内清洁卫生和适宜的温湿度（要求：温度为，相对湿度为45-65%）。

十不准：不准查档手续不全者查档；不准借阅手续不全者借阅；不准翻看与查阅范围无关的内容；不准私自抄写档案内容；不准在明码电话上传递档案内容；不准与无关人员谈论档案内容；不准公开邮寄档案或档案材料；不准涂改档案材料；不准携带档案进入公共场所；不准把档案柜钥匙交给非管档人员。

干部档案的保管要本着便于查找的原则。即档案的保管要做到排列有序，一目了然，调存方便，档案的放置、编号和目录册、档案名册要相互统一，外表要整洁。

干部档案材料收集制度

一、形成干部档案材料的部门或单位，在形成正式材料后的半个月内，按要求把应归档的材料送交干部档案管理部门归档，并形成制度。

二、干部档案管理部门要经常了解和掌握形成干部档案材料来源的信息，并沟通渠道，建立联系制度，经常地不失时机地向形成材料的部门收集归档的材料。

三、干部档案管理部门发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，按要求补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理。

四、干部档案管理部门收到干部任免或工资变动通知后，要及时将干部职务或工资变动的情况登记入档。

五、做好档案材料的收集登记工作，对短缺材料及时索取，避免遗失或散落。

送交档案材料归档制度

一、干部档案管理人员对送交的档案材料须在一个月内归入个人档案袋（盒）内，每2年对入卷归档资料装订一次。

二、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、准确，字迹清楚、手续完备。

三、不属于归档范围的材料，不得擅自归档。特殊材料，经过鉴别，可针对具体情况予以处理。

四、干部档案材料，必须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔或红色笔书写，也不得使用复写纸书写。

干部档案材料鉴别归档制度

一、判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。

二、审查材料是否齐全、完整，对头尾不清、事源和时间不明的材料，要查清注明后再归档。

三、审查材料是否手续完备，凡不符合要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后，再行归档。

四、发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，尚未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归档，应交有关组织继续处理。

五、发现干部年龄、参加工作时间、文化程度等项目有填写不实的情况，各级组织人事部门应按照干部管理权限进行认真地复核、落实，严格把关，在未搞准之前，不能装入干部档案。

干部档案查（借）阅制度

一、查阅干部档案，必须是中共正式党员，持《查阅干部档案审批表》，按规定办理审批手续后，方可查阅。

二、查阅档案人员要保守机密，做到不该阅的不阅，不该抄的不抄，不该说的不说。

三、干部档案一般不外借，特殊情况必须借阅时，借阅单位须按《条例》规定办理《借阅干部档案审批表》，审批表中要写明借阅理由及归还时间，按规定办理审批手续后，方可借阅。

四、任何人不得查（借）阅本人及其亲属的档案。

五、查（借）档同志要爱护档案，不得涂改、拆散、增添、圈划抽换干部档案材料。未经同意不得摘抄、复制、拍摄档案内容。

六、查（借）阅干部档案，需要复印、拍照等提供有偿服务的，按照省物价局规定的收费标准，收取成本费用。

七、借出的干部档案须指定专人保管，防止毁损和丢失，不得转借，不得把档案交无关人员或干部本人翻阅。

八、借出档案，必须在两周内归还。

干部档案转递制度

一、干部档案是干部个人情况的真实记录，任何人不得随意转出或转入。转出干部档案必须是在接到有关干部的任免、调动文件或领导批示后，方可办理转递手续。

县或县以上党委组织、人事部门，可以直接转递干部档案。

二、转递干部档案必须详细填写《干部档案转递通知单》，档案与《转递单》一并严密包封，骑缝处加盖公章或粘贴密封签。

三、档案转出后应在档案底册上注明该档案何时转往何处，并在档案目录册上注明。

四、档案转出一个月仍未收到回执时，应发函催要，收到回执后要将其粘贴在《转递单》存根上备查。

五、干部档案接收单位收到干部档案后，要对照《转递单》对所收档案检查核对无误后，在回执上签字盖章，退回转档单位。

六、干部档案是党的重要机密，在转递工作中必须确保干部档案或干部档案材料的安全，要通过机要交通转递，不准公开邮寄或交干部自带，以防干部档案的丢失、失密、泄密。

干部档案检查核对制度

一、要经常了解干部档案工作情况，坚持每年专题研究解决干部档案工作中的问题。

二、干部档案管理人员要严格执行各种登统计制度，坚持每半年将实物档案与干部档案名册核对一次，发现问题及时解决。

三、坚持每月检查清理一次档案材料，按照规定及时送交、归档；检查转出、转入档案落实情况。

四、干部档案管理人员工作调动时，主管领导要主动对交接工作进行监督、检查。